5 การใช้ซอฟต์แวร์จัดการค่าใช้จ่ายเดินทาง

5 การใช้ซอฟต์แวร์จัดการค่าใช้จ่ายเดินทาง

ในยุคที่มีการแข่งขันในปัจจุบันองค์กรจำนวนมากยังคงจัดการค่าใช้จ่ายในการเดินทางอย่างไม่เป็นระเบียบ วิธีการแบบเดิมทำให้เสียเวลาและประสิทธิผลของพนักงานและเพิ่มความเครียดจากเจ้าหนี้การบัญชีและทีมการเงินในการจัดการกระบวนการด้วยตนเอง เพื่อให้ได้เปรียบในการแข่งขันองค์กรจำเป็นต้องย้ายไปใช้แพลตฟอร์มการจัดการค่าใช้จ่ายการเดินทางที่รวมผู้เดินทางผู้อนุมัติโต๊ะเดินทางตัวแทนการท่องเที่ยวเจ้าหนี้การค้าและการเงินในพอร์ทัลหนึ่งแห่งเพื่อลดความผิดพลาดและปรับปรุงกระบวนการ การเดินทางและการยกเลิกที่ไม่จำเป็นจะลดลงการเดินทางเป็นไปได้เฉพาะกับผู้ขายที่ได้รับอนุญาตและผู้เดินทางทำงานในขั้นตอนและระบบที่แนะนำ ช่วยประหยัดทั้งเวลาและเงิน กล่าวถึงข้างล่างนี้คือประโยชน์บางประการของซอฟต์แวร์จัดการค่าใช้จ่ายที่มีประสิทธิภาพ:

นโยบายการท่องเที่ยวเชิงโครงสร้าง
ก่อนหน้านี้เมื่อการบัญชีสำหรับค่าใช้จ่ายเดินทางทำด้วยตนเองก็เป็นเรื่องยากที่จะติดตามค่าใช้จ่ายทั้งหมดและค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น ด้วยซอฟต์แวร์การจัดการค่าใช้จ่ายเดินทางนโยบายการเดินทางจะมีความชัดเจนและผิดพลาดสามารถชำระเงินได้ ค่าใช้จ่ายในการเดินทางรวมทั้งโรงแรมและอาหารควรถูกจดไว้อย่างชัดเจน ซึ่งจะช่วยในการป้องกันปัญหาในอนาคต

การเปิดเผยค่าใช้จ่าย
ทีมงานด้านการเงินและบัญชีเจ้าหนี้จะสามารถมองเห็นการใช้จ่ายที่ชัดเจนได้ พวกเขาจะมีข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดที่มีอยู่ในระบบโดยมีรายละเอียดเหมือนกัน พวกเขาสามารถรู้ได้ว่าแผนกใดมีการใช้จ่ายเท่าใดและสามารถควบคุมงบประมาณได้ทุกที่

กระบวนการที่มีประสิทธิภาพ
การป้อนค่าใช้จ่ายด้วยตนเองลงในสเปรดชีตอาจเป็นเรื่องน่าเบื่อจริงๆและอาจมีแนวโน้มที่จะไม่ถูกต้อง มันจะกลายเป็นเรื่องยากสำหรับเจ้าหนี้และทีมการเงินเช่นกันถ้าคุณมีพนักงานหลายร้อยคนในองค์กร นี่คือที่ที่ซอฟต์แวร์การจัดการค่าใช้จ่ายเดินทางเข้ามาในภาพ ซอฟต์แวร์ช่วยให้พนักงานรายงานค่าใช้จ่ายในระบบโดยอัตโนมัติตามขั้นตอนการทำงานและไปเพื่อขออนุมัติ การอนุมัติโพสต์จะไปที่แผนกที่เกี่ยวข้องเพื่อตรวจสอบสิทธิ์และประมวลผลการชำระเงิน กระบวนการทั้งหมดนี้ราบรื่นโดยอัตโนมัติและรวดเร็วสำหรับพนักงานและหน่วยงานภายใน

การชดเชยพนักงานตามกำหนดเวลา
ถ้าคุณใช้เวลามากเกินไปในการคืนเงินให้กับพนักงานของคุณจะทำให้เกิดความไม่พอใจที่เพิ่มมากขึ้นเรื่อย ๆ นอกจากนี้ยังอาจทำให้พนักงานลังเลที่จะเดินทางไปทำธุรกิจหรืออาจจะเป็นขยะที่ไม่ได้ใช้ประโยชน์ซึ่งจะส่งผลต่อธุรกิจ ซอฟต์แวร์ช่วยให้พนักงานรายงานค่าใช้จ่ายได้ทุกที่และทันทีที่ได้รับอนุมัติและชำระเงิน กระบวนการทั้งหมดเป็นไปอย่างรวดเร็วและอัตโนมัติซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาได้มากและช่วยชดเชยค่าใช้จ่ายของพนักงานในหรือก่อนเวลา

แนวโน้มค่าใช้จ่ายในการเดินทางของพนักงาน
ด้วยสเปรดชีตเป็นการยากที่จะกล่าวได้ว่าค่าใช้จ่ายของพนักงานโดยเฉพาะเป็นแบบปกติหรือไม่ ซอฟต์แวร์ช่วยในการรวบรวมข้อมูลและวิเคราะห์แนวโน้มตามข้อมูลทางประวัติศาสตร์ ผู้บริหารสามารถเรียกใช้รายงานหลายฉบับและรับการวิเคราะห์เพื่อช่วยในการตัดสินใจทางธุรกิจ สำหรับอดีต มันง่ายที่จะมองหาการเดินทางที่แตกต่างกันและหาว่าอัตราเงินเฟ้อจะนำขึ้นค่าใช้จ่ายหรือถ้าพนักงานเป็นรอบ ๆ ตามขอบของค่าใช้จ่ายได้รับอนุญาต ทั้งซอฟต์แวร์การจัดการค่าใช้จ่ายเดินทางและซอฟต์แวร์จัดซื้อจัดหาช่วยให้การควบคุมทางการเงินในองค์กรช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายและค่าใช้จ่ายเป็นจำนวนมาก